Toute votre équipe travaille à distance en ce temps de crise de la COVID-19 : c’est le moment de tester de nouvelles plateformes collaboratives. Une occasion à saisir pour améliorer vos communications et maximiser la productivité. Vous ne reviendrez plus jamais en arrière.
Vous connaissez déjà les outils collaboratifs de Google, peut-être utilisez-vous même la très populaire messagerie professionnelle Slack. À cela s’ajoutent les outils de vidéoconférence comme Zoom, dont vous êtes devenu adepte en quelques jours pour rester soudé à l’équipe. Mais les possibilités de collaboration en ligne sont bien plus vastes !
Voici l’application qui pourra vous servir de tableau de bord général pour garder un œil sur les tâches de chacun et les projets en cours. Car, en plus d’être une messagerie efficace pour vos conversations d’équipe, Monday vous permet d’organiser le travail dans des tableaux de gestion des tâches, où sont clairement indiqués les échéanciers à respecter et les collègues sollicités. Les tableaux de visualisation des projets offrent quant à eux une vision d’ensemble en un coup d’œil. Monday est aussi l’endroit idéal pour stocker des fichiers utiles à tous, ou pour connecter votre équipe aux autres outils utilisés en commun.
Ne laissez pas le confinement vous dissuader d’enclencher de nouveaux projets créatifs nécessitant des remue-méninges en équipe. Avec Milanote, vous pourrez disposer sur des tableaux visuels les idées qui émergent, ou encore des résumés du projet à construire et la planification des étapes à suivre. On y glisse et dépose des images, du texte, des fichiers, des hyperliens, sur des pages vierges ou en fonction de modèles préétablis qui vous faciliteront la tâche.
Après les outils Google, Trello est probablement l’outil collaboratif le plus connu et le plus populaire. Il est apprécié des créatifs et des férus de l’organisation en tous genres pour son interface qui reproduit le principe d’une « carte mentale » (mind-mapping). Son système de tableaux vous invite à disposer des cartes, la plupart correspondant à des tâches, dans les colonnes du tableau, et à les déplacer d’une colonne à l’autre au fil de l’avancement du projet. Chaque carte peut contenir une infinité d’informations, de liens et de pièces jointes.
Si vous aimez les « mind maps » de Trello, vous retrouverez un principe similaire dans MindGenius Online. Mais l’app va un cran plus loin en vous permettant de disposer les tâches sur une ligne du temps et de préciser chaque tâche dans un tableau à part.
Jetez aussi un œil à Smartsheet, qui a des fonctions similaires, mais des designs plus complexes et plus souples : une app qu’apprécieront particulièrement ceux qui travaillent dans des milieux créatifs et qui veulent transformer l’outil en fonction de chaque projet.