Administratrice ou administrateur, Processus et salle du courrier
Aventurez-vous hors de l'ordinaire - TMX Carrières
Les sociétés membres du Groupe TMX comprennent de grandes bourses mondiales comme la Bourse de Toronto et la Bourse de Montréal, ainsi qu'un bon nombre d'organisations innovantes qui améliorent les marchés financiers.
Regroupés au sein d'une même équipe, nous nouons des liens interfonctionnels et enjambons les barrières sectorielles et géographiques, désireux de concrétiser des occasions, de contribuer au progrès et de participer à la croissance économique mondiale. Le fourmillement d'idées, la franche collaboration et le modèle d'exploitation agile nous permettent de propulser des systèmes nationaux essentiels, d'alimenter la formation de capital et l'innovation, ainsi que d'offrir une foule de possibilités aux entrepreneurs visionnaires, des produits innovants aux consommateurs et une riche carrière à notre personnel.
Ferez-vous le saut?
Résumé de la description du poste
Membre du Groupe TMX, Compagnie Trust TSX est le plus important agent des transferts et fournisseur de services fiduciaires canadien. Que les émetteurs recherchent de l'aide pour leurs événements de marché, leurs services aux investisseurs ou l'organisation de leurs assemblées, nos services personnalisés favorisent leur réussite.
Le Service de l'exploitation est chargé de la tenue des dossiers et de la réalisation des transferts ainsi que de l'émission d'actions et du rapprochement des flux de trésorerie.
Sommaire des responsabilités
Le rôle d'administratrice ou d'administrateur, Processus et salle du courrier, est essentiel en vue de la consignation et de la distribution rapide et efficace des demandes de transfert et de la correspondance, afin d'assurer le respect des exigences des flux de travail ainsi que des délais de traitement réglementaires. La personne titulaire du poste collabore avec divers services pour exécuter les instructions tout en conciliant les volumes et les priorités.
Principales responsabilités
Se charger de l'identification de toute la correspondance entrante et des demandes, de l'horodatage, de la consignation, du suivi et de la distribution aux services concernés, ce qui comprend des recherches, au besoin.
Agir à titre d'agent de liaison entre les parties externes et les clients internes afin d'assurer une communication aisée et de contribuer à la réussite commerciale.
Se charger du traitement, de la consignation et de la bonne gestion de l'ensemble des envois postaux et des livraisons par service de messagerie, ainsi que du suivi, au besoin.
Utiliser diverses applications de messagerie pour la gestion des lettres de transport et du manifeste de frais hebdomadaires, ainsi que de la tenue des comptes.
Administrer le niveau des stocks de fournitures d'expédition, de messagerie et d'envoi postal.
Répondre rapidement et efficacement aux demandes quotidiennes des clients internes, dans le but de leur apporter l'aide appropriée, sans délai.
Établir les priorités de traitement des éléments en fonction des exigences réglementaires afin d'assurer le respect de celles-ci
Numériser toutes les demandes matérielles, les téléverser dans la base de données et préparer le flux de travail nécessaire au traitement efficace de ces demandes.
Prendre acte des plaintes et en informer la direction selon le cas.
Évaluer les tendances et déceler des possibilités d'amélioration du service en fonction de la nature et du volume des demandes.
Tenir des rapports statistiques de suivi des frais et des mesures de performance.
Préparer la facturation mensuelle pour le service de messagerie.
S'acquitter des autres tâches et responsabilités attribuées.
Compétences et expérience
Capacité d'établir des priorités, de mener plusieurs tâches de front et de respecter des délais stricts
Grand souci du détail et de l'exactitude
Volonté d'apprendre, de relever de nouveaux défis et de faire partie d'une équipe dynamique
Expérience de travail auprès d'un agent des transferts, un atout
De un à trois ans d'expérience dans un environnement de travail de bureau
Personne aimable axée sur le service et possédant de bonnes habiletés de communication
Excellence dans l'utilisation de Google Workspace
À noter:
Ce poste requiert une présence sur site 5 jours par semaine à nos bureaux de Montréal.
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